Darbui, mokslams ir pramogoms persikėlus į virtualią erdvę greitai įsitikinome, kad įprasti gyvenimo dėsniai skaitmeninėje aplinkoje neveikia taip, kaip realybėje. Bene labiausiai tai pasijuto nuotolinių renginių ir susirinkimų organizatoriams. Pasidarė akivaizdu, kad virtualiai įtraukti žmones yra gerokai sudėtingiau. Tačiau viskas yra įmanoma, pasitelkus kūrybiškus sprendimus ir skaitmeninius įrankius.

Jūsų dėmesiui – Arnoldas Lukošius, „Tele2 Inovacijų biuro“ ekspertas, dalinasi patarimais, kaip virtualiuose renginiuose sudominti ir įtraukti auditoriją.

#1. Įtraukite žaidybinių elementų. Bene pagrindinis iššūkis virtualiame renginy yra auditorijos valdymas – kalbėjimas gali atrodyti pernelyg vienpusiškas, stokojantis žmogiškumo. Vis dėlto, toks formatas turi ir unikalių galimybių. 

Visų pirma, renginiui galite suteikti žaidybinių elementų: nuo realiu laiku vykstančių apklausų iki viktorinų ar „lobių medžioklės“.

Pavyzdžiui, „Easypolls“ arba „Surveymonkey“ galėsite realiu laiku atlikti virtualią apklausą. Taip įtrauksite auditoriją ir, galbūt, nulemsite viso pranešimo vystymąsi. Paprastai tokiuose įrankiuose tereikia pasidalinti nuoroda ir apklausos kodu su auditorija, kad ši galėtų pateikti atsakymus savo įrenginiuose. Atsakymus tiek jūs, tiek auditorija iš karto matysite jūsų bendrinamame pristatymo ekrane.

Jeigu norite dar interaktyvesnio pristatymo, rekomenduojame įrankį „Kahoot!“. Be įprastų virtualių apklausų čia rasite žaidimų, pavyzdžiui, „lobių medžioklė“ (angl. „Scavengers hunting“). Vykstant renginiui, ekrane vis pasirodys raktiniai žodžiai ar simboliai, o visus juos pagavusius, žaidimo pabaigoje galima apdovanoti. Tokios priemonės prikausto auditorijos dėmesį, ji atidžiau seka tai, kas vyksta ekrane.

Patogu ir tai, kad šis įrankis suderinamas su platformomis „Microsoft Teams“, „Zoom“, „Google Hangouts“ ir „Slack“. Čia galėsite patobulinti jau turimą pristatymo medžiagą – tiesiog importuodami ją į „Kahoot!“ ir  papildydami apklausomis, balsavimais, minčių lietumis ar kitais atributais.

#2. Pažadinkite daugiau pojūčių. Kitas nemenkas virtualių pristatymų iššūkis – ribotas pojūčių įtraukimas. Vykstant nuotoliniam renginiui iš dalyvių prašome tiesiog sėdėti, žiūrėti į ekraną ir klausytis. Jeigu tikimės aktyvesnio auditorijos įsitraukimo, neišvengiamai privalome pagalvoti apie tai, kaip pažadinti ir likusius tris pojūčius: skonį, uoslę ir lytėjimą.  

Pranešimo scenarijų rekomenduojama tiesiogiai susieti su fiziniais veiksmais. Tarkime, jeigu tik įmanoma, įtraukiant į juos įdomių, namų sąlygomis atliekamų eksperimentų, praktinių užduočių ir pan. 

Jeigu tik leidžia biudžetas ir galimybės, rekomenduojame savo auditorijai iš anksto pristatyti specialius paketus ar staigmenų dėžutes. Juose paprastai būna gyviems susibūrimams pritaikyta atributika, užkandžiai, gėrimai, taip pat priemonės, skirtos minėtiems praktiniams užsiėmimams. Toks paprastas metodas iš tiesų padeda žmonėms įsitraukti ir užmegzti ryšį su organizatoriais.

#3. Būkite punktualūs ir ypač konkretūs. Svarbu prisiminti, kad virtualių renginių auditorija yra gerokai jautresnė laikui ir jo švaistymui. Realybėje vėlavimus toleruojame atlaidžiau, juk visgi jau esame įsitaisę konferencijų salės kėdėje ir galime persimesti keliais žodžiais su greta sėdinčiuoju. Tačiau viską stebint kompiuterio ekrane, frustracija tampa gerokai didesnė. 

Nekantrumas tiesiogiai susijęs su tuo, kad virtualioje aplinkoje daug sunkiau užmegzti kontaktą ar pasišnekučiuoti su kitais dalyviais, kas paprastai yra vienas iš svarbiausių gyvų konferencijų privalumų. 

Virtualiame renginyje praktiškai nėra pasiteisinimo vėluoti. Auditorija tokiais atvejais jaučiasi paprasčiausiai negerbiama. Tuo pačiu žmonės tikisi, kad tokiame formate informacija bus pateikiama koncentruotai bei aiškiai – be gaišačių ir nereikalingų improvizacijų.

#4. Virtualus kontaktų vakaras – (ne)įmanoma. Bandymų išspręsti minėtą kontaktų užmezgimo iššūkį virtualiame renginyje, būta pačių įvairiausių. Ko gero, lig šiol labiausiai pasiteisino papildomos veiklos auditorijai grupelėse. Kitaip tariant, diskusijos ar praktiniai užsiėmimai, kuriuose dalyvaujama komandomis po maždaug penkis žmones.

Tokiose platformose kaip „Zoom“ ar „Microsoft Teams“ auditoriją galima nesudėtingai suskirstyti į grupeles. Platformoje „Zoom“, organizuojant renginio kvietimą, galima sukurti atskirus grupių darbo „kambarius“ ir jiems priskirti dalyvių el. paštus. Tuo tarpu platformoje „Microsoft Teams“ tereikės iš anksto rankiniu būdu sukurti specialius komandų kanalus numatytoms grupelėms ir jiems priskirti dalyvius. 

#5. Virtualūs renginiai – laikinas fenomenas ar nauja norma? Vis dėlto, šiandieninėje virtualybėje neišvengiamai kyla klausimas: kada viskas grįš į normalias vėžes ir ar iš viso grįš? Galbūt, tobulėjant virtualiems įrankiams, gyvos konferencijos pasirodys nebeaktualios?

Akivaizdu, kad organizatorių per karantiną sukauptos žinios niekur nedings ir bus sėkmingai naudojamos. Ne vienas iš jų jau prakalbo apie tai, kad internetas yra ideali terpė pakankamai mažiems, nišiniams renginiams, kurie realybėje gal net negalėtų egzistuoti. Taigi, tokių artimiausiais metais tikrai galime tikėtis daugiau ir įvairesnių. Tačiau tuo, kad jie galės atstoti realius susibūrimus, kol kas sunku tikėti. 

Virtualybė galėtų nebent papildyti realybę. Pavyzdžiui, kalbama apie tokį formatą, kai dar prieš pagrindinį renginį internete vyktų tam tikras „apšildymas“. Dalyviai užmegztų pirminį kontaktą, kuris vėliau būtų sustiprintas susitikus gyvai. Akivaizdu, kad per karantiną įvaldyti renginių formatai mums suteiks daugiau pasirinkimo, galimybių ir patogumo.